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Was in der Vergangenheit galt, ist natürlich auch heute noch von Bedeutung im unternehmerischen Umfeld: Die Angestellten müssen durch die Collaboration an einem Strang ziehen, damit die Zusammenarbeit funktioniert und Aufgaben fristgerecht bewältigt sowie Ziele entsprechend den Qualitätsvorgaben erreicht werden können. Doch die Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten und miteinander kommunizieren, hat sich mit der Digitalisierung verändert.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Potenziale eine gute Collaboration bietet, zu welchen Problemen es in der Praxis häufig kommt und wie die Einführung oder Anpassung der Softwarelösung gelingt, um die Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern.
Die Digitalisierung der Collaboration ermöglicht neue Arbeitsweisen
Die Digitalisierung im Unternehmen zeigt sich an diversen EDV-gestützten Anwendungen und Systemen, die uns den Arbeitsalltag erleichtern können und sollen. Neben der Buchhaltung, der Zeiterfassung, der Prozessoptimierung und dem Ressourcenmanagement sind auch das Teamwork und die Kommunikation unter Mitarbeitern von diesem Wandel betroffen.
Die moderne Herangehensweise über Software und Tools ermöglicht dabei einige Vorzüge, die bei einem analogen Zusammenarbeiten im Unternehmen schwer oder überhaupt nicht möglich wären. Über die Website können Sie mehr über die Potenziale einer professionellen Anwendung der Zusammenarbeit sowie deren Funktion lernen. Zu den sechs Hauptvorteilen gehören:
- Orts- und Zeitunabhängigkeit für Mitarbeiter
- Zusammenführung von Daten in eine aktuelle Informationsbasis
- Flexibles Steuern von Zusammenarbeit für Führungskräfte
- Verbesserter Wissenstransfer für interdisziplinäre Teams via Chat, Videokonferenz oder virtuellem Raum
- Unkomplizierter Einbezug in interne Vorgänge für externe Partnern und Experten
- Einfache Dokumentation über Arbeitsfortschritte und Projektentscheidungen
Häufige Praxisprobleme bei der Collaboration-Strategie
Auf der einen Seite kann es sein, dass die arbeitserleichternden Werkzeuge der Collaboration wie Chatgruppen, Videokonferenzen, Datenablagen und Dokumentationsmöglichkeiten im Unternehmen nicht bestehen oder angeboten werden. Auf der anderen Seite kann es zu der Situation kommen, dass ein Unternehmen sich mit dem Thema bereits befasst hat und viele Tools angeschafft hat, diese aufgrund von mangelnden Schnittstellen jedoch nicht miteinander kompatibel sind oder zu viele Features bieten.
In beiden Fällen werden die Vorzüge der Zusammenarbeit nicht vollständig ausgenutzt. Aufgrund der genannten Faktoren können im Arbeitsalltag viele Minuten verloren gehen, die für produktivere Tätigkeiten genutzt werden könnten. Ein Überdenken der Collaboration-Strategie ist daher immer sinnvoll, um die Effizienz des Unternehmens zu steigern.
Auswahl und Einführung von Collaboration-Anwendungen in drei Schritten
Selbst kleinere und mittelständische Unternehmen können von einer guten Collaboration profitieren. Damit die Zusammenarbeit verbessert werden kann, müssen die eingesetzten Tools auf die Bedürfnisse des Unternehmens sowie der Mitarbeiter zugeschnitten sein. Mit diesen drei Tipps gestaltet sich die Digitalisierung von Kommunikation und Kooperation einfacher.
Mitarbeiterbedarf ermitteln: Die bestehende Softwarelandschaft untersuchen
Erstellen Sie zunächst Inventar: Welche Anwendungen und Helfer sind auf den Rechnern installiert? Welche Programme werden wie häufig genutzt? Welche Funktionen werden von Mitarbeitern geschätzt, welche Features kommen nicht zum Einsatz? Diese Grundfragen geben Ihnen erste Antworten zum aktuellen Bedarf.
Achten Sie auch auf Programme, die ohne Kenntnis des Chefs oder der IT-Abteilung installiert wurden. In der Praxis zeigt sich oft, dass Mitarbeiter sich häufig mit Tools den Arbeitsalltag erleichtern, die Option mit der bisherigen Ausstattung allerdings nicht ermöglicht wird. Wird beispielsweise ein inoffizielles Chat-Programm genutzt, so kann die Einführung eines gestatteten Firmen-Messengers für die Collaboration sinnvoll sein.
Mit dieser Bestandsaufnahme lassen sich schnell einfache Maßnahmen ableiten, die nicht nur die Zusammenarbeit erleichtern können sondern zudem die Gefahr einer nicht geprüften «Schatten-IT» verhindern, bei der sensible Dokumente die interne Struktur verlassen oder sich Einfallstore für Schadsoftware ergeben können – in Sachen IT-Sicherheit und DSGVO kritische Stolpersteine für Unternehmen.
Kostenkalkulation in Verbindung mit der IT-Abteilung: Absprache und Training mit den Mitarbeitern
Mit welchen Fragen wenden sich die Mitarbeiter an die ITler? In welchen Bereichen klappt es, wo hakt es? Mit einer engen Bindung an die IT-Abteilung lässt sich der Schulungsbedarf ermitteln und die Kosten fürs Training kalkulieren. Die Einführung gestaltet sich einfacher, sobald die Angestellten an das neue Programm herangeführt werden. Nutzen Sie die verschiedenen Medien, wie Video-, Text- und Bildanleitungen, um den gesamten Mitarbeiterpool abzuholen, denn jeder weißt einen anderen Kenntnisstand vor – bedenken Sie, dass nicht jeder Computerexperte ist.
Egal, für welche Lösung Sie sich am Ende entscheiden: Ihre Mitarbeiter sollten bei der Einführung einer Collaborationmaßnahme mitspielen, denn diese müssen die Anwendung im Alltag nutzen. Sprechen Sie Ihre Vorhaben mit den Angestellten ab und zeigen Sie ihnen neben den Unternehmensvorteilen auch die eigenen Vorzüge für sie selbst – das erhöht die Akzeptanz.
Passendes Collaboration-Tool für die festgelegten Unternehmensziele finden
Neben dem Bedarf der Mitarbeiter sind bei der Wahl einer geeigneten Anwendung auch die Unternehmensziele wichtig. Da Angebot an möglichen Lösungen für die Zusammenarbeit ist äußerst vielfältig und auf unterschiedliche Branchen und Unternehmensarten angepasst. Stellen Sie sicher, dass das gewählte Tool zu der Unternehmenslandschaft sowie den aktuellen und langfristigen Anforderungen passt. Beispielsweise gibt es Programme, die sich auf Mitarbeiterteams in unterschiedlichen Zeitzonen spezialisieren oder eine einfache Einbindung von externen Kunden, Partnern und Dienstleistern ermöglichen, sofern dieses regelmäßig zu den Abläufen im Unternehmen gehört. Achten Sie zudem auf die Flexibilität, Schnittstellen und Modularität der Collaboration-Lösung, sodass nach Bedarf weitere Funktionen in Zukunft hinzugefügt werden können – beispielsweise die Erweiterung von einer einfachen Voice-Funktion zur Videokonferenz.
So kann ein neues Programm bedarfsgerecht eingeführt oder eine bestehende Anwendung auf die aktuellen Anforderungen angepasst werden. Auf diese Weise kann ein effektives Collaboration-Werkzeug im Unternehmen geschaffen werden, dass die Zusammenarbeit und Kommunikation verbessert – ein wichtiger Schritt bei dem digitalen Wandel, um in der heutigen Zeit wettbewerbsfähig und produktiv zu bleiben.
